LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN - Materi 2 ADMINISTRASI DAN SEKRETARIAT

LATIHAN DSAR KEPEMIMPINAN MATERI 2

PENDAHULUAN 

• Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai.

• Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah mana organisasi iti akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam menentukan kebijakan organisasi. 

• Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah menentukan PRODUR KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ). 

• Perumusan tujuan meski menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti kesektariatan dan administrasi. 

• Diantara sederetan piranti organisasi yang akan penulis uraikan lebih panjang adalah Kesektariatan dan administrasi.kedua piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena penulis berpendapat bahwa kegiatan kesektariatan dan administrasi mempunyai peran yang signifikan dalam kegiatan organisasi.

ADMINISTRASI

• Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang telah menetapkan rumusan organisasi yang jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi sudah barang tentu akan melakukan segala usaha/ kegiatan organisasi, dari mulai merencanakan tujuan sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan.usaha/kegiatan tersebut disebut dengan administrasi. 

• Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapaisuatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatanyang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lain-lain. 

• Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work, (kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work (pekerjaan sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. 

• Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan. 

• Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut. 

– Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan; 

– Adanya kelompok orang; 

– Adanya kerjasama; 

– Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan; 

SEKRETARIAT

Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi. 

• Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ). 

• Surat menyurat; 

• Kegiatan kearsipan dan agenda; 

• Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi; 

• pengiriman dan penerimaan surat; dan 

• data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis 

Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah menghimpun keterangan-keterangan tertulis yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran kegiatan administrasi. 

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayanan terhadap kegiatan pokok administrasi”. 

KESIMPULAN MATERI 2

• Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. 

• Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-iniSiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting dalam menjalankan roda organisasi. 

LANJUT KE MATERI 3